深圳市猛犸公益基金会印章、证照管理制度

第一章 总则

第一条 印章、证照（以下简称“章证”）是组织机构在职权范围内进行公务活动、行使职权的重要凭证和工具。为维护深圳市猛犸公益基金会（以下简称猛犸基金会）章证的权威性和严肃性，明确范围权限，严格审批流程，规范管理使用，提高工作效率，特制定本制度。

第二条 本制度所称印章是指猛犸基金会所属机构的所有印章，包括但不限于：公章、法人代表印鉴章、合同专用章、财务专用章、发票章、人事专用章、报关报检专用章、数字证书、电子公章、理事/高级管理人员的签名章。

本制度所称证照是指猛犸基金会所属机构主体的营业执照、社保登记证、银行开户许可证及其他证明机构身份或资格的证件资料。

第三条 本制度适用于猛犸基金会及其关联方。

第四条 猛犸基金会章证管理应遵循以下原则：

统筹管理、分类授权的原则；

效力法定、启用公开的原则；

严格审批、规范使用的原则；

专人保管、严密归置的原则。

第二章 章证职责与分工

第五条 猛犸基金会秘书处（以下简称“基金会”）是章证工作的主管部门，负责拟定章证管理的规章制度，经理事会审议批准后组织实施；负责统筹各类章证的启用并对章证的管理、使用进行监督；对各类停用章证进行封存和销毁。

第六条 猛犸基金会所属机构主体的所有章证原则上由猛犸基金会秘书处负责管理，但下列印章由指定机构/部门管理：

（一）党组织的印章由党委办公室负责管理；

（二）财务专用章、发票专用章由财务部门负责管理；

（三）人事专用章由人事部门负责管理；

（四）法人印鉴章由本人或授权专人负责管理，但不能和财务专用章由同一人管理；

（五）理事及高级管理人员的签名章由其本人自行保管，或授权猛犸基金会秘书处/指定专人保管。

第七条 员工如因工作需要，申请自行管理使用章证（申请流程见附件1，则应报分管领导审核同意后，由猛犸基金会秘书处根据审批程序办理移交完成后，可自行进行保管，猛犸基金会秘书处管理员定时进行检查和抽查工作。

第三章 章证的启用与停用

第八条 新设主体申请刻制印章，须在填写该主体设立/变更审批表时明确拟刻印章类型及数量（申请流程见附件2）；获批同意后，新设主体到市监部门办理相关证照，并到公安部门指定地点刻制印章；章证的形态和规格应按照国家有关规定执行，新刻制的印章、新办理的证照须交猛犸基金会秘书处登记备案。

第九条 印章启用须由印模上的法人主体发布启用通知，明确启用日期、启用主体、使用范围及启用印模样式。（申请流程见附件1）

第十条 出现以下情况，章证须更换、停用：

（一）基金会名称等信息变更；

（二）章证损坏；

（三）章证遗失或被窃，声明作废；

（四）企业注销。

章证的更换、停用须经猛犸基金会秘书处、法务、财务部门审核，报分管领导同意。（申请流程见附件1）

第十一条 停用的章证由印模上的法人主体报猛犸基金会秘书处备案后，发布停用通知，并交猛犸基金会秘书处统一建立登记档案，对相关章证封存或交政府职能部门销毁。

第四章 章证的使用

第十二条 印章使用范围：

（一）公章/电子公章用于：

1.发送正式公文、电函、传真件等；

2.报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等；

3.授权委托、人事任免、对外介绍等；

4.签订合同、协议等；

5.由公司/单位颁发的先进集体、个人荣誉证书等；

6.其他需要加盖公司印章的批件、文本、凭证、材料等。

（二）合同专用章用于签订合同；

（三）财务专用章、发票专用章、法人代表印鉴章用于公司转账支付和平时财务结算等；

（四）人事专用章用于人事工作、居住、现实表现、离职、亲属关系、员工情况说明等证明文件；

（五）签名章用于授权委托、签订合同、协议等；

（六）数字证书用于企业信息查询、新设、变更企业信息等；

第十三条 章证使用申请，须在OA-0301/0302系统进行线上提交和审批，未启用OA系统时，采取邮件审批

未在OA系统上线的法人，须及时开通申请提报至猛犸基金会秘书处，统一安排上线。

第十四条 印章使用原则上须经如下审批：

（一）法务部门：对用印内容的合法性、合规性进行审核，把控法律风险；

（二）财务部门：对用印内容的财务相关部分进行审核，把控财务风险；

（三）部门负责人：对用印内容全面审核，负管理责任；

（四）体系负责人：对用印内容全面审核，负领导责任。

相关责任人如因事、假无法履行审批职责，须书面授权指定人员审批。

第十五条 下列用印材料须增加专项审批：

（一）涉及人遗方面内容的材料，须增加人遗委员会审核；

（二）涉及股权、债权、融资等方面内容的材料，须增加投资部，理事长审核；

（三）另有规定须增加专项审批流程的材料。

第十六条 盖章审批流程（请见下表）

第十七条 用印前，章证管理员要认真检查手续是否齐全，材料是否完备，对不符合要求的，应拒绝用印，待手续完备后再行盖章。章证管理员须留存审批表，建立用印台帐以备核查，猛犸基金会秘书处可定期组织专项抽查。

用印文件已签署完成或需作废，需交回印章管理部门存档或销毁。

第十八条 用印须严格按照公文格式规定，将印章下边压在公文落款日期的正中间，骑年盖月，图形清晰；合同、协议类文件须加盖骑缝章。

用印材料的落款单位应与公章保持一致，若因工作需要而使用代章时，须在落款处注明“代章”字样。

第十九条 秘密文件用印，须走线下流程，填写纸质审批表，提交执行委员会领导审批后用印；秘密文件用印不留存文件，仅保留审批表。

第二十条 空白的纸张、格式文本、单据或重要条款留白的文件等一律不得用印；如遇特殊情况，须经分管领导同意后，报首席执行官或首席运营官审批。

第二十一条 申请用印跨法人使用时，需使用方法人/负责人及被使用法人/负责人均同意后方可使用。

第二十二条 证照复印件加盖公章需注明用途及有效期。已申领证照及复印件，若暂不使用，应交回章证管理员统一保管或销毁。

第五章 章证的保管

第二十三条 章证管理员应为正式在岗员工，且拥有良好的纪律意识和保密意识。

第二十四条 章证管理员应妥善保管印章，专柜归置，钥匙由其本人掌管，他人不得借用、使用。下班时间和节假日期间对存放公章的专柜应采取必要的防盗措施。

第二十五条 章证管理员应将章证分类整理、保管，做好保管登记，注明章证名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息，并按时办理各种年检、变更、更换、停用工作。

第二十六条 章证管理员因事、假不在岗时，须由本部门指定人员暂时代管，以免贻误工作。

第二十七条 章证移交，须规范办理手续，签署移交表单，明确移交人、交接人、移交理由、移交时间和图样等信息。

如在本部门移交，则由部门负责人审批并备案；如跨部门移交，则按照本章第七条之规定进行审批。

第二十八条 若确因工作需要，将章证外借使用，应经借用部门负责人、体系负责人、猛犸基金会秘书处负责人依次审批同意。

外借期间，借用部门对章证使用负全部责任，须严格按照申请审批事项使用章证，不得超出申报范围，章证管理员应协同前往办理章证使用事项。

第六章 罚则

第二十九条 未按本制度要求保管、使用章证，以欺骗手段使用印章、未经规定审批程序擅自刻制印章，造成公司章证丢失、损毁、被盗用，或造成公司承担责任、遭受损失的，依情节严重程度，对相关责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚、解除劳动合同等，直至追究法律责任。

第七章 附则

第三十条 本制度由猛犸基金会秘书处负责解释。

第三十一条 本制度自颁布之日起执行。

附件：1.印章（证照）启用/停用/移交表

2.刻章申请表

3.印章使用申请表

4.印章外借申请表

附录1

印章（证照）启用/停用/移交表

附录2

刻章申请表

附录3

印章使用申请表

附录4

印章外借申请表